めありずむ

不妊治療の保険適用と理解促進に取り組むブログメディア

コンサルタント直伝・パワーポイント資料作成のちいさなコツ

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つかみどころがないくらい多彩なのが当ブログ「めありずむ」ということでね、本日はPower Pointの資料作成術を共有しますよー!(なんのこっちゃ・・)

このブログは特に妊活や不妊治療をされている方、されていた方の閲覧が多いので、治療やその後の育児と仕事の両立にも役立ちそうなWorkhacksを共有していきたいなという思いと、Outputすることによって自分の頭の中を整理するという目的です。何より「治療してるから、子育てしてるから」という理由で評価されないなんてアホらしい!私も仕事は仕事でちゃんと価値を出していくために、ちょっとしたhacksはどんどん取り入れたいなと思ってます。

先日資料を作成して会議に臨んだところ、上司がぼそっと「・・言っちゃなんだけど、なんでクライアント向けの資料よりもこの社内会議資料の方が見栄えがいいんだ・・」と呟いたわけです。

お?私褒められてる?という話じゃなくてですね、パワポ資料の見栄えってちょっとしたコツで劇的に良くなるんですよね。私の場合、20代後半の頃に某戦略系コンサル出身の上司にみっちり鍛えられた期間があって、そこで身についた資料作成のクセがあるということに気づいたわけです。「この人は仕事きっちりしてるな~」とか「デキる人だなぁ」と感じる方って、ほぼ間違いなく資料の作り方がキレイな気がします。逆に「なんか残念」と感じる方は資料も雑な事が多くないですか?もしかすると、仕事への取り組み方が資料にも現れてしまうのかな・・・と思い、記事にする事にしました。

Power Point資料作成時の大原則

いきなりPower Pointを立ち上げるのは論外

ところで、いきなりPPTを立ち上げて資料作成していませんか?これはもう論外。よっぽど内容が明確な1~2枚完結の資料であれば頭の中で構成が決まっている場合もありますが、それ以外はまず最初にエクセルでもメモ書きでもメールフォームでも良いので「そのスライドは何を目的としたものなのか?何を伝えるものか?」を言語化してください。 ここで言語化できていないものが資料に落とせることはまずないと思った方がいいです。

1スライド1メッセージが基本

なぜ上記の作業が必要かというと、Power Pointは1スライド(1枚)につき1メッセージに絞るのが基本中の基本だからです。そうでないと、プレゼンを聞く側や資料を読む側は何を捉えれば良いのかを把握するのに大変な思いをします。それが「なんか分かりにくいんだよな~」という印象を生んでしまうのです。

残念な資料例と改善ポイント

今回メインのテーマはちいさなコツなので、まずは違いを見ていただきたいと思います。f:id:sweet-honey83:20180604161944p:plain

これは典型的に残念な例です。残念すぎるようにごちゃごちゃにしたのでここまでひどいケースはなかなかいないと思いますが(笑)気になる点を一つずつ解説いたします。この資料だと、何が重要なことなのかが把握しづらくなりますよね?資料の中での強弱を意識し、印象として残したい部分がしっかり伝わるような作り方をする方が、後々仕事が楽になります。

上記のような点を修正すると以下のような資料になるイメージですね。f:id:sweet-honey83:20180604162017p:plain

ベース編

こちらは普段気をつけていらっしゃる方にとっては「当たり前」でキレイになってないと気持ちが悪いようなことを集めました。私も勤め人を10年以上やっていますが、社会にはこの辺りが「悪気はないけどこういう部分で仕事が雑だなって思っちゃう」という方が一定数は存在するというのが実感です。意識してない方はちょっと気をつけてみてください。

フォントは明確な意図がある場合を除いて和文・英数字の2種類に統一すべし!

これ常識なんじゃないの?と思うのですが、本当にフォントごちゃごちゃの方いるんですよね。コピペした時に変更を忘れたりするんでしょうかねー。会社のブランディングポリシーでフォントが定められているケースもありますが、私の好みはパワポなら和文は「Meiryo UI」英数字は「Verdana」ですね。

英数字はすべて半角に統一すべし!

同じ資料の中で5と5とか、PPTとPPTが混在するのか謎ですなのですよ・・・しっくり収まらなくて気持ち悪い。強調するなら全角にするのではなく「Bold(太字)」を使うのが良いと思います。

図形の「サイズ」「余白」「枠線の太さ」は統一すべし!

これも人によってはごく当たり前だと思うのですが、揃ってないと「雑だなー」という印象を与える最たるものです。一括で簡単に揃えられますのでお見知りおきください。

文字の大きさや色には意味付けをして使い分けるべし!

例えばタイトルは20pt, 本文は16pt, 注釈は12ptなどね。同じ資料の中では、ページが変わっても統一すべきです。 言いたいメッセージは赤、説明はブルーブラックなど、色にも意味を持たせると読み手も把握しやすくなります。

ページの中の色味は基本3色、多くても5色までにすべし!

色使いが多いとそれだけでビジーな(ごちゃっとした)印象を与えてしまいます。色味はベースカラー(例だと黒)、メインカラー(例だとブルー系)、アクセントカラー(例だと赤)の3色が基本。ただし、同じ色味でグラデーションで少し濃淡を分けるといったものはOKですし、色によって意味付けをしている場合には3色以上あっても良いと思います。

グラフ編

この上下のグラフ、全く同じ内容で簡易的な数字なので大きくは変わりませんが、よく見ると違いがあります。上はエクセルのデフォルト設定のまま貼り付けたもの、下は少し手を加えたものです。

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デフォルト設定のままの使用はやめるべし!

エクセルやパワーポイントのグラフテンプレートは、デフォルト設定のまま使用すると正直イマイチです。ちょっとマヌケで手抜き感が出ますね。ちょっと手を加えるだけでも見栄えは変わりますのでそのひと手間を惜しまずに!上の例で変更しているのは、「要素の間隔」と「データラベル」そして「軸の単位」です。こんな単純な事でも印象が変わるので、もっと複雑なグラフになるとその差は歴然です。

折れ線グラフの場合にはマーカーの形やサイズ、線の色によって印象が変わりますし、円グラフやサンバーストの場合は系列をどう表記するかで差が出ます。そういったことにも気を配るようになると資料全体のイメージが洗練されてくるかなと思うのです。

数字の見方をちゃんと書くべし!

この数字の単位は何なの?この軸は何の数字なの?ってこと、ありませんか?資料というのは往々にして一人歩きするものです。説明を受けていない人でも見れば理解できるものでなければ意味がありません。(そうじゃないならわざわざ会議資料なんて作らずにエクセルグラフをそのまま映せばいいし、ホワイトボードにでも書けばいいです、資料作成の時間が無駄) 

 

そんな細かい事どーでもいいよ、と思われた方もいらっしゃるでしょう。しかし、神は細部に宿るですよ。一見どうでも良さそうなきめ細やかさが、聴き手、読み手に与える印象は思ったよりも大きいものです。そして、細部に無意識に気を配れるようになってくると、資料をどう分かりやすく作るか?という視点が自ずと備わってきますし、ちゃんと作ることを知っていると、逆に手を抜くポイントもつかめてきます。これ、本当なんです!こういう仕事が評価されるかどうかは、会社の文化も多少はあるとは思いますが、「資料作成が上手」というのは結構重宝されますので身に付けて損はないはずです。(AIが見栄えや言葉の意味まで汲み取って自動で作成しちゃう時代が来るまでは)

ただし、これは資料作成に時間をかけろ、という意味ではありません。業務時間を効率化するためには、1発で結論を出す、1発で合意形成をする、1発で意図する方向へ導くことが何よりも重要です。やり直し、再検討という結果にならないようしっかり準備することが、最も無駄を生まないやり方だと思うのです。お仕事で資料作成する皆様の一助になると幸いでございます。